روال های تصویب شده در دریا سیستم

پیرو جلساتی که با واحد مالی ستاد برگزار شده است موارد مندرج در این قسمت در سیستم پیاده سازی شده و لازم الاجرا در تمامی شعب میباشد.

نوع کاربرد سند تعدیل مثبت و منفی :این سند بمنظور ثبت کسری و اضافه انبار طی دوره مورد استفاده قرار میگیرد.
نوع کاربرد سند کسری و اضافه انبار : از این نوع اسناد برای انبارگردانی پایان دوره مورد استفاده قرار میگیرد.
سریال اسناد زیر سیستم ها : تمامی زیر سیستم های دریا سیستم دارای شماره عطف و سریال میباشد و میبایست تقدم و تاخر تاریخ در آن رعایت گردد یعنی اگر کاربر سندی در دریافت چک و نقد به تاریخ امروز ثبت نماید دیگر اجازه نخواهد داشت که به تاریخ قبل از امروز درخواستی را ثبت نماید.
چاپ برگه های تحویل : امکان چاپ برگه های تحویل کالا به مشتری تنها بعد از ثبت خروجی انبار وجود خواهد داشت در غیر اینصورت در پشت زمینه برگه تحویل عبارت ” برگه سفارش – فاقد اعتبار ” ظاهر خواهد شد.
برگشت از توزیع : موزع ابتدا میبایست به واحد کاردکس مراجعه نموده و بار برگشتی در سیستم ثبت گردد و سپس گزارش “عدم فروش و ضایعات” تهیه شده و انبار دار بار تحویلی موزع با گزارش مذکور کنترل و امضاء نماید. (یعنی بار برگشتی به انبار (سالم و ضایعات) میبایست عیناً با گزارش مذکور تطابق داده شود ) لازم به ذکر است پرومشن ها نیز در این قسمت به انبار برگشت داده میشود.
برگشت از فروش : کاربر میبایست برگشت های سالم و ضایعات را در فرم مجوز برگشت از فروش ثبت نماید. حتما میبایست اپراتور ثبت کننده برگشتی شماره سفارش یا حواله ای که مشتری از شرکت خرید نموده است را وارد نماید (البته سیستم لیست حواله های سه ماه گذشته مشتری را در لیست نمایش خواهد داد ) اپراتور میتواند فقط به تعداد کوچکتر و یا مساوی آن سفارش را مرجوع نماید . کاری که سیستم انجام میدهد عین مبلغ تخفیفات داده شده با مشتری را از آن شماره حواله از مبلغ برگشتی کسر نموده و در ستون تخفیفات مجوز برگشت از فروش ثبت مینماید. باکسی هم بعنوان درصد جریمه وجود دارد که با مجوز مدیر شعبه میتوان درصد جریمه ای برای مشتری درنظر گرفت که با تخفیفات برگشتی جمع میشود و سند حسابداری آن در تخفیفات ثبت میگردد. با توجه به اینکه معمولا مشتری اشانتیون های دریافتی از فاکتور های قبلی را بر نمیگرداند و این موضوع نیز قابل اثبات نمیباشد سیستم نیز اشانتیون دریافتی را بر نمیگرداند. اگر موزع اشانتیون های برگرداند باید انبار دار اشانتیون ها را در فرم برگشت از مصرف ثبت نماید. نحوه قیمت گزاری این اشانتیون ها نیز در پایان ماه و با قیمت تمام شده محاسبه و ثبت میگردد.
چک برگشتی (واخواست شده) : چکی که واخواست میگردد بلافاصله فاکتور های تخصیص داده شده به آن باز میشود و در گزارشات “کاردکس ریالی مشتری ” و “فاکتور های تسویه شده و نشده ” در مانده مشتری قرار میگیرد ولی سند حسابداری بدهکاری مشتری تا زمان استرداد چک ثبت نمیگردد.
دریافت چک از مشتری : امکان ثبت چک بالای ۶۰ روز از تحویل دهنده وجود ندارد . همچنین امکان تخصیص چک مشتری به فاکتور های مشتریان دیگر وجود ندارد.
اعلامیه بدهکار و بستانکار مشتری : از این فرم فقط برای انتقال مبلغ کامل یک فاکتور مشتری به مشتری دیگر استفاده میشود یعنی چک دریافتی از موزع با اشتباه اپراتور اشتباها بنام مشتری دیگر ثبت شده است.
بستن دریافت های باز مشتری : امکانی در سیستم با همین عنوان در سیستم دریافت و پرداخت اضافه شده که کاربران مالی میتوانند دریافت های باز مشتری را برای جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی مسدود نمایند. کاری که سیستم در این مورد انجام میدهد یک دریافت باز مشتری را به شماره فاکتور سوری ۹۹۹۹۹۹۹ میبندد.
فرم رسید انبار متفرقه : این فرم بدین منظور طراحی شده تا بتوان رسید های انبار مربوط به انتقال از نرم افزارهای دیگر و یا خرید از شرکت ها و محل هایی که تامین کننده نیستند و یا نمی توان برای آنها خرید ثبت نمود استفاده میگردد.
اعلامیه بدهکار بستانکار مشتری : این فرم به جهت انتقال بستانکاری یک مشتری به حساب بدهکاری مشتری دیگر و بستن بدهی فاکتور مشتری دوم کاربرد دارد. پس از انجام عملیات فوق میبایست به فرم بستن دریافت های باز مراجعه نمود و دریافت باز مشتری بستانکار را بست و در توضیحات هم قید شود. همچنین موقتاً برای حساب فروشگاه های زنجیره ای نیز استفاده میگردد. مثلا شهروند مرکز فاکتور های شهروند بیهقی و جلال و … را تسویه مینماید.
گزارش فاکتور های تسویه شده و نشده : ستون واخواست/استرداد چک های برگشتی مشتری را نمایش خواهد داد رنگ قرمز نشانه واخواست بودن چک مشتری است . ستون زمان تسویه همان آخرین تاریخ تسویه مشتری میباشد. ستون مدت چک ، مدت زمان بین تاریخ فاکتور و تاریخ سررسید چک میباشد و اگر چک برگشت بخورد زمان نخواهیم داشت و اگر زمان سررسید چک کمتر از زمان تاریخ ثبت چک باشد سیستم تاریخ بزرگتر را در نظر میگیرد.
اصلاح نام مشتری و نام مالک : در سیستم درصورتیکه اولین فاکتور برای یک مشتری صادر میگردد دیگر امکان اصلاح فیلدهای مالک و نام مشتری وجود ندارد علت اینست که گزارشات خرید و فروش فصلی با اطلاعات اولیه مشتری برای دارایی ارسال شده است. تغییر املاء توسط واحد برنامه ریزی قابل اصلاح میباشد.
اصلاح اسناد دریافتی از مشتری (نقد-پوز-چک-حواله بانکی): چنانچه کاربر سیستم فاکتوری به هریک از اسناد دریافتی از مشتری تخصیص نماید امکان اصلاح اسناد وجود نخواهد داشت. مگر اینکه ابتدا کاربر باید از فرم عدم تخصیص فاکتور استفاده نموده و ابتدا فاکتور تخصیص داده شده به آن دریافت را آزاد نماید و سپس میتواند سند دریافت را در صورتیکه اسناد قطعی نشده باشد اصلاح نماید.
نحوه ثبت وجوه واریزی نامشخص : ممکن است مشتری وجهی را به حساب شرکت واریز نماید و شرکت در هنگام کنترل صورتحساب بانکی به موردی بر بخورد که مشخص نیست چه کسی مبلغ را به حساب شرکت واریز نموده است ، در اینحالت کاربر باید در فرم حواله بانکی مبلغ واریزی را با یک کد تفصیل بنام (واریزی نامشخص) ثبت نماید و پس از مشخص شدن مبلغ واریزی مشتری باید به فرم تسویه غیرنقدی مشتریان وارد شود و گزینه “واریزی نامشخص در حواله بانکی” را انتخاب و سپس شماره عطف آن حواله بانکی را انتخاب و فیلد بستانکار را که مشتری است انتخاب نماید و سپس از تخصیص وجوه برای تخصیص به فاکتور مشتری استفاده نماید. در این حالت تفصیل وجوه واریزی نامشخص بدهکار و مشتری بستانکار میگردد ، این ثبت با همان تایپ حواله بانکی و تایپ دو ۵۰ ذخیره میگردد سپس کاربر میتوانند از فرم تخصیص وجوه این حواله را به فاکتور مشتری وصل نماید در اینحالت حواله بانکی واریزی نامشخص نیز با شماره فاکتور ۹۹۹۹۹۹۹ بسته میگردد .
دستور العمل انبارگردانی و ثبت سند افتتاحیه انبار :
قبل از عملیات انبار گردانی میبایست کلیه سفارشات و حواله ها تبدیل به فاکتور شوند (منظور اینست که سفارشات باید تبدیل به فاکتور و مجوز برگشت از فروش باید تبدیل به فاکتور برگشت از فروش شود ، درصورت انجام ندادن اینکار سیستم اجازه هیچ فعالیت در خصوص انبارگردانی نخواهد داد)
در فرم انبار گردانی کاربر ابتدا کد انبار را وارد مینماید و سپس دکمه لیست کالاها را می زند سیستم کل کالاهای گردش دار در سال ۹۴ را نمایش خواهد داد بهمراه موجودی سیستمی آن نمایش خواهد داد ، سپس کاربر مقدار شمارش شده کالاها را در ستون تعداد وارد مینماید و سپس دکمه ثبت را می زند . تا اینجا شمارش کالاهای انبار در سیستم وارد میشود حال باید دکمه ثبت کسری و اضافه انبار زده شود در این حالت سیستم سند کسری و اضافه انبار را صادر خواهد نمود. مجددا تاکید میشود که باید تعداد شمارش شده به تفکیک هر انبار وارد گردد ( انبار شماره ۱ : انبار محصول ، شماره ۲ : ضایعات ، شماره ۳ : انبار حمل مستقیم ، شماره ۵ : انبار قرنطینه) یعنی در صورتیکه موجودی در هریک از انبارها وجود داشت باید به تعداد آنها سند انبار گردانی و سند کسری و اضافه انبار صادر گردد.
پس از حصول اطمینان از عملیات ثبت شده و کنترل موجودی سیستم با موجودی فیزیکی (کف انبار) باید از فرم ثبت سند موجودی اول دوره برای سند افتتاحیه انبار در سال ۹۵ استفاده نمود.
برای پر کردن فیلد هایی که در این فرم باید مقداری دهی شوند :سال مالی دوره قبل : ۱۳۹۴ – تاریخ پایان سال : ۲۹/۱۲/۱۳۹۴سال مالی جدید : ۱۳۹۵ – تاریخ ابتدای دوره : ۱۳۹۵
۱۸٫ تسویه حساب چند مشتری با یک پوز:

در دریا سیستم نمی توان با یک پوز حساب چند مشتری را تسویه نمود و این کار از نظر مالی اشتباه است. اما راه حل آن در موارد استثنا این است که می بایست ابتدا پوز مورد نظر را به حساب یکی از مشتریان تخصیص دهیم. سپس دریافت باز همان مشتری را می بندیم. سپس برای تسویه فاکتورهای مشتریان دیگر از فرم “اعلامیه بدهکار بستانکار مشتری” استفاده می کنیم. (نحوه استفاده از فرم در راهنمای دریا سیستم موجود است)
۱۹٫ تغییرات جدید فرم مجوز برگشتی:

در نسخه قبلی دریا سیستم جهت ثبت مجوز برگشتی برای فاکتوری که دارای تخفیف میدیریتی بود، می بایست مجوز برگشتی بدون مبنا صادر می شد. در نسخه جدید، دیگری نیازی به مجوز بدون مبنا نیست و سیستم به صورت خودکار محاسبات برگشتی برای فاکتورهای دارای تخفیف مدیریتی را انجام می دهد. ضمنا مجوز برگشتی بدون مبنا دارای دسترسی خاص است و برای ثبت می بایست کد رمز از مدیر شعبه دریافت شود.